21. oktober 2020

Gode regler for at optimere videomøder

Videomøder bliver mere og mere nødvendige, men mange kan finde dem lange, ineffektive og frustrerende. Men bare rolig, der er nogle nemme ting, du kan gøre for at optimere videomøder, uanset om du bruger skype, teams, Speak.global, zoom eller noget helt 4. 

Ligenu holdes mange møder virtuelt på grund af Corona, men videomøder er ikke et nyt fænomen. Mange virksomheder har gjort det de seneste år, i takt med, at værktøjerne er blevet bedre gør flere og flere virksomheder det for at spare penge på, at ansatte skal rejse for at holde møder med folk. 

Tip 1. Lav en god forventningsafstemning

Det vigtigste, du kan gøre, er at at vedtage en række fælles spilleregler for mødet. Rækker i hånden op når i har noget og sige og har en ordfører, siger i bare noget, når i har noget, eller gør i noget helt tredje. 

Gør det altså til en praksis at diskutere og forventningsafstemme, hvordan i holder mødet i din afdeling, studiegruppe mm.

Tip 2. Definer mødetypen

Det er ikke alle møder, der egner sig til videomøder. Forskningen fraråder, at man holder videomøder med nogle, man ikke har mødt før, da de kræver en hvis portion af tillid. Den tillid opbygges oftest, når man mødes i virkeligheden, fordi det er i et rum, hvor man kan læse alle kroppens signaler. 

Relevante videomødetyper kan være:

  • Faste korte møder, hvor i kender hinanden og proceduren er den samme
  • Orienterende møder, som typisk er præget af envejskommunikation. Det kan også være statusmøder, opdateringsmøder eller informationsmøder
  • Hurtige møder, hvis der opstår noget og man hurtigt skal have taget en beslutning

Tip 3. Brug en facilitator 

Den største tjeneste, i kan gøre jer selv, er at indføre en facilitator rolle. Det gør sig også gældende til normale møder, men særligt virtuelle møder har en fordel af at have en facilitator, der kan holde fast i taleorden og samtale emner. 

Det er facilitatoren, der indkalder til møde, taler ud fra en dagsorden og sikre at teknikken virker.

Tip 4. Tal langsomt og tydeligt

Folk bliver nemt nervøse, hvis der er lange pauser med stilhed, du kender det sikkert godt selv. Du foreslår noget og kommer til at tolke stilheden som kritik. Det er dog sjældent tilfældet. Videomøder er bare mere langsomme og formelle og det er en god ting at vide.

Det at tale langsomt og tydeligt er også nødvendigt for at undgå afbrydelser så vent lidt med at tage ordet.